TOYAMA05 -Lifelog & Memo-

早起きのビジネスマンに関心のあるような記事を書くようにしています。

チェックリストを使って効率よく仕事を進める

      

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◎はじめに

何を持って仕事の完了とするのか」と自分に問いかけをすることがあります。
というのも、仕事には終わりがないとよく言われたりするからです。
一般的なビジネスマンであれば、仕事の終わりは退社時間までのことを指します。

しかし、仕事の終わりは、時間を意味することではなく、成果・記録を残すことを指します。
そして、ビジネスマンに求められることは、成果・記録について完成形をイメージし、実行する能力を求められるのです。

企業で言えば、航空パイロットは操縦するにあたって、注意字書きや、確認事項を項目別にリストアップして 1項目ずつ読み上げるのは、正しく操作がなされてるかを確認するためです。

注意書きや,確認事項を読み上げたことも,業務として記録に残すことができ成果として見なされます。

◎チェックリストの有用性

人間の記憶は長期記憶と短期記憶の2種類に分かれます。
短期記憶は数十秒10分間しか保持することができないと言われます。
人間が一度に把握し操作できる情報の数は7+-2しかないそうです。(いわゆるマジックナンバーです)
業務の途中で他の事を行うことにより 把握する情報の数が増えてしまい、それまでやっていた業務についての記憶を保持できなくなるのです。

チェックリストを用いることによって、以下のような効果を得ることができます。

 〇手順のルール化
成果や記録を残すことが習慣化されるようになります。

〇ミス防止
チェックし確認することでミスがなくなります。

〇仕事の効率化
チェックリストを作ることによりやるべきことが明確になります。

〇権限の移譲
チェックリストがあれば他人に仕事を渡すことができ、仕事が滞ることがなくなります。

○習慣化  タスクをチェックリストを用いて理想の作業をルール化できるようになれば、成果や記録を残すことが習慣化されるようになります。

ミスが多ければあなたの評価が下がってしまいますし、修正のために何度も同じ作業を繰り返すのでは効率も悪くなります。

尚、優秀な人は抽象的能力に優れているので説明が足らなくても自分の頭で補って理解できるのですが、場合によっては、早とちりをしたりケアレスミスの原因となったりするのです。

つまり、成果や記録を確実に積み上げていくことが、その人の評価につながるのです。

 

◎チェックリスト作成を習慣づけるツール

 短期記憶と長期記憶を例に上げて,生物学的な理由としてもチェックリストの作成を習慣化することは意義のあることです。

習慣化することの手段として,メモ帳,チェックリストのスマホアプリを持ち歩くことがいいかと思われます。

おすすめのメモ帳はリーガルパッドシリーズです。

黄色の紙であれば、机の周囲に置いても探しやすく、ミシン目がついたりして簡単に切り離しができたりして便利です。

・リーガルパッド(メモ帳)

 

  ・Canvaの活用

 Canvaソフトを使って、オリジナルチェックリストを作成することができますので、ご紹介しておきます。

 www.canva.com

 ・GoogleKeep 

言わずと知れたGoogle謹製のメモアプリです。

Evernoteと比較されることが多いですが、立ち上がりが早く、即座に入力でき、メモ帳としてはGooleKeepのほうが秀逸しています。

Googleドキュメントにコピーすることもできますので、チェックリスト専用アプリよりも汎用性があります。

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◎チェックリストを作成するための要点

チェックリストを作成すべきかどうかを見極めるポイントは以下の通りです。
ポイントを多く記すことでは曖昧になってしまいます。

・具体的な行動を促すもの

・声に出して確認できるもの

 ・チェックを行うことによって改善できるもの

 ・見逃される可能性が高く必須なもの  

◎まとめ

作業に集中することが前提であることは言うまでもありません。
時間の制約のある環境で、成果物を残すように努めること。
自己評価を高める為にすべきことは,たゆまない努力を続けることです。
決してプログラミングの技術を習得することを求めるものではありません。
1日1枚、作成を自分の日課にする,メンバーを代表して作成すること、こういった取り組みが自己評価を高めることにつながるのです。