TOYAMA05 -Lifelog & Memo-

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デザイナーの超整理術(空間)

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空間を整理する

 

「整理術とは、整理のための整理ではなく、快適に生きるための本質的な方法論。デスク周りなどの空間から仕事上の問題、人間関係に至るまで、あらゆる場面に応用できるのです。」佐藤可士和(デザイナー)「佐藤可士和の超整理術」


 

資料を整理するにあたって、保存しておくべき資料、すぐに使う資料、捨てる資料の判断を必要迫られます。

 頭の中で整理しようとすると、全ての資料の内容を把握しなければならないとの強迫観念すら出てくるでしょう。

 これでは業務に従事して1か月もすれば資料で机の上は溢れ上がってしまいます。

 ストレスのたまる職場環境は、空間を整理することで、生産性を高める環境に変化させることができます。

・すっきりした空間を作ることで、仕事の効率が上がりリスク回避になるというポジティブな目標を持つ。

 

 

 書類にまみれた空間を好む人もいらっしゃいますが、SIMPLEでSMARTであることがやはり仕事の効率は上がります。




・整理とは自分の中の不安や”とりあえず”との戦い、「捨てる」勇気が必要。捨てるものを決めるためには、プライオリティー(優先順位)をつけることが不可欠。優先順位が低いものは時間軸で区切って処分する。

 

  捨てるとは断捨離とも表現しますが、優先順位をつけることを習慣化することです。Trello等のタスク管理ツールを使うといいかもしれません。

 

・整理したものを増やさないためにも、定期的な見直し、アップデートが必要。メールなど放っておくだけで増えていくものは、その場で処理するする。

 

GTDの考え方で言えば、週次レビューに当たります。週に1日はファイルの整理に時間を当てるようにした方がいいでしょう。

Microsoftのビル・ゲイツ氏も1年のうち1週間は、環境を変えて読書期間に当てるようにしているそうです。この決め方(習慣)が、日本のビジネスマンに浸透すれば、モチベーションを維持することができます。気持ちを切り替えることが大切です。




・目の前の作業環境をスッキリさせるためには、常に定位置に置き、使ったらすぐ戻す。すぐに整理できないものは避難場所となるフリースペースを設けておくのも便利です。

 

ハードディスクをフォルダーで整理する場合、フォルダーで分類できないファイルをひとまとめにするための特別なフォルダーを作成しておくことです。

カバンの中に入れておく物も常に把握しておくことです。毎日、カバンの中から出し入れをすることを習慣づけることです。



・わかりやすく分類するためにフレームを決めてフォーマットを統一する。こうすれば様々な種類の机にシンプルなしやすくなる。

 

 

 あるプロジェクトを三人で担当した場合、三人それぞれが資料を持つより、一つにして定位置を決めた方が、分量が三分の一となり、仕事の効率化とリスク回避につながるります。

 会議資料として3人分配布してもいいでしょうが、管理する場合は、ファイルに保管して供するようにすればいいのです。

 

体で覚えるまで習慣(癖)づける。

 

定期的にアップデートすることで、モノを増やさないようにする。

モノの定位置を決め、使用後は直ぐに戻すことで、作業環境をすっきりさせる。

フレームを決めてフォーマットを統一することで、わかりやすく分類する。